ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ БУХГАЛТЕРИИ: Варианты организации людей и процессов

    После того, как вы определились какие программы вы будете использовать и где будет расположена бухгалтерская база данных, можно приступать к выбору варианта организации людей и процессов.
    Ссылка на первую и вторую статьи из цикла организация работы бухгалтерии.

    В данной заключительной статье мы рассмотрим наиболее распространенные способы организации работы бухгалтерии, остановимся подробней на плюсах и минусах каждого из них. Изучив данную статью вы сможете понять какой вариант является наиболее подходящим именно для вашего бизнеса.

Оглавление:
1. Руководитель ведет бухгалтерский и налоговый учет сам
2. Бухгалтерский и налоговый учет ведет приходящий бухгалтер
3. Бухгалтерский и налоговый учет ведет бухгалтерская/аудиторская компания
4. Бухгалтерский и налоговый Учет ведет штатная бухгалтерия
Заключение

1. Руководитель ведет бухгалтерский и налоговый учет сам

Основные преимущества Основные недостатки
  • Цена
  • Высокая вероятность получить штрафы и пени упустив некоторые нюансы или не отследив изменения в законодательстве
  • Время руководителя используется не рационально. Мы твердо убеждены, что в первую очередь вы должны быть заняты развитием своего бизнеса

Кому больше подходит:

  • Зарождающемуся проекту без денег и сотрудников на начальном этапе
  • ИП на льготном режиме налогообложения (патент или ЕНВД) без сотрудников и с небольшими оборотами

Как строится работа:

    Данный вариант не нуждается в особых пояснениях. Берете, и сами все делаете. Заводите документы в бухгалтерскую программу, формируете и сдаете отчетность, сами едите разбираться в налоговую, если что-то пойдет не так, отслеживаете сроки сдачи отчетности, отслеживаете изменения в законодательстве и т.д.

Яркий пример:

    В компанию обратился ИП на патенте. Трудоустроенных сотрудников на момент обращения не было. Клиент просил разобраться с требованием от налоговой и блокировками по счету. В результате анализа ситуации выяснилось, что в прошлом году был один сотрудник, который был уволен, после этого с середины года был куплен патент. Клиент не знал, что за период работы без патента надо было сдавать годовую декларацию по УСН. Так же не подавалась ежеквартальная отчетность в ПФР, а после увольнения сотрудника нулевые ежеквартальные отчеты в ПФР и ФСС. Интернет сервисы не могут предоставить возможность сдавать отчет в ПФР, пока с ПФР не будет заключено на бумаге соглашение об электронном документообороте, клиент упустил этот нюанс. И вишенка на торте, в течение года менялся юридический адрес со сменой налоговой и ПФР.
    В конечном итоге мы все привели в порядок, но стоимость времени клиента, которое он уже потратил, самостоятельно пытаясь разобраться с проблемой до прихода к нам, стоимость штрафов, за не поданные декларации, стоимость наших услуг, а еще и списания уже уплаченных налогов (две налоговые не в состоянии нормально передать дела и новой проще списать деньги и пусть предприниматель сам бегает и что то доказывает), все это оказалось на порядок дороже, чем цена наших услуг за текущее обслуживание. При всем при этом клиент оказывает отличную услугу по ремонту и изготовлению мебели на заказ и дела у него идут прекрасно, но вот с организацией процесса бухгалтерского и налогового учета не справился.

    Отметим, что для начинающих и небольших проектов в нашей компании разработаны специальные тарифы, которые конечно обойдутся дороже, чем самостоятельное ведение бухгалтерии, но позволят вам сосредоточиться на развитии вашего бизнеса и обезопасят от риска что-то упустить, что в конечном итоге гораздо выгодней чем вести учет самому.

2. Бухгалтерский и налоговый учет ведет приходящий бухгалтер

    Приходящий или удаленный бухгалтер - это по сути "фрилансер", который либо ведет учет удаленно, не приходя в ваш офис, либо приходит к вам с определенной частотой и выполняет необходимые задачи связанные с бухгалтерией.

Основные преимущества Основные недостатки
  • Цена. Дешевле чем бухгалтерская компания и тем более, чем штатный бухгалтер
  • По сравнению с первым вариантом вы тратите меньше времени на бухгалтерию
  • Часто вы получаете низкое качество услуги из-за перегруженности приходящего бухгалтера. Причем произойти это может не сразу, а через 3-6 месяцев и позже, после начала работы
  • Отсутствие широкого профессионального кругозора и возможностей. Один человек не может быть компетентен во всем и иметь опыт решения всех нестандартных задач так или иначе связанных с бухгалтерией и налогами
  • Неофициальные взаимоотношения. В случае потерь из-за действий такого бухгалтера вы ничего не докажете
  • Чаще всего оплата наличными. Вы не можете уменьшить налоги на стоимость услуг приходящего бухгалтера
  • Зависимость бизнеса от одного человека. Если с приходящим бухгалтером что-то случится, то вы можете потерять бухгалтерскую базу и документы

Кому больше подходит:

  • Небольшому бизнесу на УСН с формой организации ООО или ИП, который не планируется или не получается масштабировать
  • Компаниям, в которых учет максимально упрощен. Т.е. УСН, нет производства, экспорта/импорта, валютных операций и других усложнений, трудоустроенных сотрудников не больше 3-5 человек, мало контрагентов, количество бухгалтерских операций минимально и не стабильно

Как строится работа:

Вариант 1. Архив документов, бухгалтерская база и система сдачи отчетности находятся на территории вашей компании. Бухгалтер приезжает с определенной частотой и заводит первичные документы, готовит и сдает отчетность, занимается архивом.
Вариант 2. Все как в предыдущем варианте, но работа с бухгалтерской базой происходит удаленно, через программу - удаленный администратор или веб интерфейс, первичные документы предоставляются приходящему бухгалтеру в виде сканов. Архивом документов ваша компания занимается своими силами.
Вариант 3. Приходящий бухгалтер забирает первичные документы и заводит их у себя. При этом архив, бухгалтерская база и система сдачи отчетности находятся у приходящего бухгалтера.

    Так же во всех вариантах возможно оказание дополнительных удаленных услуг, таких как сверка с контрагентами, ведение банк клиента и т.д., но почти всегда их качество и надежность крайне низкая, т.к. клиентов много, а приходящий бухгалтер всего один и успевать на всех участках у всех клиентов физически не в состоянии.

    "Веселых" историй про приходящих бухгалтеров, после которых клиент приходит к нам с просьбой все исправить, накопилось на целую книгу. Давайте разберем основные проблемы подробней:

  1. В большинстве случаев приходящий бухгалтер конкурирует с бухгалтерскими компаниями и штатными бухгалтерами ценой. Но желание получать хорошие деньги никто не отменял, в результате крайне часто он набирает клиентов больше, чем физически в состоянии справиться без критической для клиента потери качества.
  2. В подавляющем большинстве случаев взаимоотношения с приходящим бухгалтером неофициальны и не подкреплены никакими договорами. Как итог, в случае возникновения проблем и разногласий предприниматель может лишиться бухгалтерской базы и первичных документов, стать жертвой шантажа или внезапно оказаться без бухгалтера и с долгами перед госорганами. Особенность работы бухгалтерии состоит в том, что сегодняшние ошибки превращаются в проблемы с большой задержкой. Может пройти и год, прежде чем проблема всплывет и приведет к потере Ваших денег, времени и сил, чем успешно пользуются недобросовестные бухгалтера, которые, при возникновении проблем или сложного вопроса просто перестают брать трубку.

Советы как снизить вероятность проблем работая с приходящим бухгалтером:

  1. Если вы все же решили работать с приходящим бухгалтером, то бухгалтерскую базу и систему сдачи отчетности ни в коем случае не отдавайте! Либо все должно находиться на вашей территории и приходящий бухгалтер приезжает и работает, либо ему предоставляется удаленный доступ к компьютеру в вашей компании (или к удаленному сервису) и сканы первичных документов.
  2. Воспользуйтесь мнением со стороны. Периодически проверяйте с помощью знакомых или сторонних бухгалтеров работу вашего приходящего бухгалтера.

    Отметим, что для небольших проектов в нашей компании разработаны специальные тарифы, цена которых не сильно выше стоимости приходящего бухгалтера, но качество и надежность оказываемых услуг выше на порядок.

    Если вы сомневаетесь в качестве оказываемых вам бухгалтерских услуг, то позвоните нам, и мы проведем бесплатный микроанализ вашей бухгалтерии на предмет грубых ошибок.

3. Бухгалтерский и налоговый учет ведет бухгалтерская/аудиторская компания

Основные преимущества Основные недостатки
  • Ваше бухгалтерией занимается профессиональная команда бухгалтеров и юристов
  • Ваша компания не тратит время и деньги на подбор, организацию работы и контроль штатных бухгалтеров
  • Взаимоотношения официальны. Компания несет ответственность за результат своей работы, а стоимость услуг попадает в официальные расходы и уменьшает налоги вашего бизнеса
  • Легкая масштабируемость бухгалтерии в случае изменения размеров вашего бизнеса
  • Более подробно о преимуществах работы с нашей компанией Вы можете прочитать в разделе преимущества
  • Бухгалтер не находится у Вас в офисе. Некоторым руководителям это принципиально важно
  • Меньшая гибкость по сравнению со штатным сотрудником. Бывают ситуации, когда руководитель хочет взять в компанию бухгалтера с совмещением дополнительных обязанностей, например секретаря

Кому больше подходит:

  • Любым небольшим и средним компаниям. На любой системе налогообложения
  • Для крупных компаний выгодным будет отдать на аутсорсинг часть бизнес-процессов бухгалтерии. Чаще всего это расчет з/п, кадровое администрирование и функция главного бухгалтера

Как строится работа:

    Ключевой момент работы с бух компанией состоит в том, что бухгалтера не находятся у вас в офисе. Работа организовывается удаленно. Бухгалтерская база и система сдачи отчетности может располагаться либо на вашем сервере, либо на сервере бух компании. Первичные документы могут предоставляться курьером, либо электронно, в виде сканов. Так же бухгалтерская компания может качественно оказывать услуги по ведению банк-клиента, формированию первичных документов, и любому удаленному взаимодействию с любыми госорганами и контрагентами вашего бизнеса.
    Возможны варианты, когда бухгалтерская компания выполняет функцию главного бухгалтера, а сотрудники, заводящие первичные документы работают у вас в штате (чаще всего это менеджеры и кладовщики). Возможны и другие варианты выноса части бизнес процессов вашей компании на аутсорсинг.
    Еще одна важная особенность состоит в том, что Вашей компанией будет заниматься не один бухгалтер универсал, а профессиональная команда опытных специалистов состоящая из главного бухгалтера, бухгалтера по з/п и кадрам, бухгалтера по документообороту, бухгалтера по взаимодействию с госучреждениями, юриста и клиентского менеджера. Один человек не может быть одинаково хорош во всем, а команда может.

Советы по выбору надежной обслуживающей бухгалтерской/аудиторской компании:

    К выбору бух компании надо подходить с умом, т.к. данные деловые взаимоотношения требуют высокого уровня взаимного доверия и стабильности. На что стоит обратить внимание в первую очередь:

  1. Как ни банально - цена. Стоимость бухгалтерских услуг должна быть ниже, чем содержание штатного бухгалтера, но выше стоимости услуг приходящих бухгалтеров. Чудес не бывает и чем ниже будет цена, тем ниже качество оказываемой услуги и выше риски потери денег вашим бизнесом. Остерегайтесь заниженных цен
  2. Существуют бухгалтерские компании, которые являются "дополнительным подразделением" компаний по разработке ПО для бухгалтерии или какого то конкретного банка. Выбирая такие компании нужно понимать, что они полностью зависимы и если вы будете работать с ними, то неизбежно придется использовать конкретное ПО, заложив его стоимость в цену бух услуг. Если вы выбираете бух компанию "при банке", то теряете гибкость в выборе банка, а так же будьте уверены, что банк будет знать все про вашу бухгалтерию. В связи с вступившим в силу 115-ФЗ и "охотой на ведьм" со стороны ЦБ РФ для действующего бизнеса выбор такой компании будет не самым рациональным решением. Старайтесь выбирать независимые бухгалтерские компании
  3. Все остальные критерии такие же, как и при выборе любого контрагента для вашего бизнеса

    Так же будет не лишним лично съездить в офис компании и пообщаться с ее представителем или руководством. Мы будем рады видеть вас в нашем офисе.

Более подробно о комплексном бухгалтерском обслуживании можно узнать тут.

4. Бухгалтерский и налоговый Учет ведет штатная бухгалтерия

Основные преимущества Основные недостатки
  • Штатная бухгалтерия концентрирует все свое внимание только на вашем бизнесе
  • Взаимоотношения официальны. Наличие трудового договора с бухгалтером дает вам больше гарантий, если сравнивать с неофициальным приходящим бухгалтером
  • Бухгалтер находится у вас в офисе. Вы можете взять бухгалтера с совмещением других обязанностей
  • Цена. Небольшой бизнес редко может себе позволить хороших штатных бухгалтеров, так же нередки ситуации, когда вам требуется 0,3 или 1,4 бухгалтера, но брать придется 1 и 2 сотрудников соответственно
  • Административная и финансовая нагрузка по организации работы штатной бухгалтерии, подбору и контролю бухгалтеров
  • Часто штатные бухгалтера не сильно загружены работой. Как следствие, они стремятся создавать видимость деятельности и саботируют инновации и оптимизацию рабочих процессов в компании, что бы не потерять свою работу
  • Чрезмерная вовлеченность в процессы работы компании штатных бухгалтеров иногда приводит к манипулированию и шантажу главным бухгалтером руководства компании

Кому больше подходит:

  • Среднему и крупному бизнесу. Если у вас в компании значительный и стабильный объем бухгалтерской работы (минимум для 3 штатных бухгалтеров)
  • Компаниям, в которых руководителю принципиально наличие бухгалтера рядом с ним, а так же тем, кто нанимает бухгалтера выполняющего и другую офисную работу

Как строится работа:

    Ваша компания самостоятельно, либо через кадровое агентство, ищет себе бухгалтеров и организует их рабочие места и рабочий процесс. После этого отдел бухгалтерии необходимо постоянно контролировать и поддерживать в работоспособном состоянии с учетом всех форс-мажоров связанных с наемными сотрудниками (болезнь, декрет, увольнение, не качественная работа и другое).

Советы по подбору сотрудников и организации работы штатной бухгалтерии в вашей компании:

  1. Если у вас в компании бухгалтер в единственном числе, то возникают те же риски, что и с приходящим бухгалтером. То же относится и к штатному главному бухгалтеру. Когда важные бизнес процессы начинают долго зависеть от одного человека, и нет контроля, то могут начаться проблемы. Конечно, все зависит от самого сотрудника, но далеко не одному из наших текущих клиентов мы решали проблемы, после не очень порядочного и профессионального поведения последнего штатного бухгалтера. А где-то приходилось помогать и с увольнением. Если вы решили выбрать эту модель организации работы бухгалтерии, то обязательно продумайте на берегу, как в случае проблем, вы будете расходиться с таким бухгалтером с минимальными потерями для вашего бизнеса
  2. Не берите низкооплачиваемых сотрудников в отдел бухгалтерии. Риск не оправдывает экономию
  3. ваш бизнес не может позволить себе хорошего главного бухгалтера или для него просто нет достаточного объема работы, то выгодным вариантом может оказаться взять в штат помощника бухгалтера или бухгалтера с небольшим опытом, а функцию главного бухгалтера и участок зарплата и кадры поручить бухгалтерской компании. Данный подход показал свою высокую эффективность и экономичность как для небольших, так и для средних и крупных компаний

Заключение

    На этом обзор наиболее популярных вариантов организации работы бухгалтерии закончен. Теперь вы можете объективно подойти к выбору варианта организации работы бухгалтерии в вашем бизнесе и понять какой из них будет наиболее оптимальным. А так же вы сможете уберечь себя от наиболее частых ошибок и проблем. Будем рады ответить на ваши вопросы и помочь организовать эффективно работающую бухгалтерию в вашей компании.

Звоните нам +7 (495) 648-67-71

Введите Ваши учетные данные